SISTEM
INFORMASI MANAJEMENT
Sub-Sub Sistem Informasi Berbasis Komputer
(CBIS)
A.
Pengertian CBIS
Sistem
Informasi Berbasis Komputer atau Computer Based Information System (CBIS) merupakan
sistem pengolahan suatu data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dapat
dipergunakan sebagai alat bantu yang mendukung pengambilan keputusan,
koordinasi dan kendali serta visualisasi dan analisis. Beberapa istilah yang
terkait dengan CBIS antara lain adalah data, informasi, sistem, sistem
informasi dan basis komputer.
B. Model dari Computer Based Information
System (CBIS)
Manajer membuat
keputusan untuk memecahkan masalah dengan menggunakan informasi. Informasi
disajikan secara lisan atau tulisan oleh suatu pengolah informasi. Porsi
komputer dalam pengolah informasi terdiri dari tiap area aplikasi yang berbasis
komputer – SIA, SIM, DSS, OA, dan ES. Sistem informasi berbasis komputer (computer-based
information system) atau CBIS digunakan untuk menggambarkan lima subsistem
yang menggunakan komputer (lihat gambar).
Perusahaan-perusahaan
yang menggunakan komputer menyadari perlunya membentuk unit-unit organisasional
tersendiri yang terdiri dari para spesialis yang bertanggung jawab menerapkan sistem.
Para spesialis informasi (information specialist) adalah pegawai
perusahaan yang sepenuh waktu bertanggung jawab mengembangkan dan memelihara
sistem berbasis komputer.
Ada 5 spesialis informasi :
1)
Analis
sistem (System
Analyst), bekerjasama
dengan pemakai mengembangkan sistem baru dan memperbaiki sistem yang ada
sekarang.
2)
Pengelola
database (Database
administrator),
bekerjasama dengan pemakai dan analis sistem menciptakan database yang berisi
data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi pemakainya.
3)
Spesialis
jaringan (Network
specialist), bekerjasama
dengan analis sistem dan pemakai membentuk jaringan komunikasi data yang
menyatukan berbagai sumberdaya komputer yang tersebar.
4)
Programer, menggunakan dokumentasi yang disediakan oleh analis sistem untuk
membuat kode instruksi-instruksi yang menyebabkan komputer mengubah data
menjadi informasi yang diperlukan.
5)
Operator, mengoperasikan peralatan komputer
berskala besar seperti mainframe dan komputer mini
C. Sub Sistem dari Sistem Informasi
Berbasis Komputer
Sub sistem dari CBIS adalah :
1. Sistem Informasi Akuntansi
2. Sistem Informasi Manajemen
3. Sistem Pendukung Keputusan
4. Automasi Kantor (Virtual Office)
5. Sistem Pakar
1.
SISTEM
INFORMASI AKUNTANSI (SIA)
SIA adalah
sistem informasi yang melaksanakan aplikasi akuntansi perusahaan, yaitu sebagai
pengolah data perusahaan, Perusahaan tidak dapat memilih untuk menggunakan SIA
atau tidak, sistem ini merupakan keharusan. Semua perusahaan pada dasarnya
melaksanakan prosedur-prosedur yang sama. SIA lebih berorientasi pada data
dibanding pada informasi, walaupun ada beberapa informasi yang dihasilkan. SIA menyediakan
database bagi sisten informasi lain.
SIA adalah satu-satunya sistem informasi
yang bertanggung jawab memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan,
meyediakan informasi untuk seluruh lingkungan kecuali pesaing.
Tugas utama sistem informasi ini adalah:
·
Pengumpulan
data
·
Manipulasi
data
·
Penyimpanan
data
·
Menyediakan
dokumen
Pengumpulan Data
Setiap tindakan yang dilakukan oleh
perusahaan yang melibatkan elemen lingkungan maka kegiatan tersebut disebut
dengan transaksi, tindakan tersebut dijelaskan dengan sebuah catatan data,
pencatatan ini dikenal dengan istilah pengolahan transaksi. Sistem pengolahan data
mengumpulkan data yang menjelaskan setiap tindakan internal perusahaan dan
transaksi lingkungan perusahaan.
Manipulasi Data
Adalah tugas yang berupa pengubahan data
menjadi informasi. Manipulasi data
meliputi:
·
Classification,
identifikasi dan pengelompokan data menggunakan pengkodean terhadap catatan
transaksi.
·
Sorting,
penyusunan sesuai urutan tertentu berdasarkan kode atau elemen data lainnya.
·
Calculating,
operasi aritmetika dan logika yang dilakukan pada eleem data.
·
Summarizing,
penyimpulan data sehingga dihasilkan total, rata-rata dan lain-lain.
Penyimpanan Data
Data yang telah dicatat kemudian disimpan
dalam media penyimpanan sekunder, dan diintegrasikan secara logis dalam bentuk
database.
Penyediaan Dokumen
SIA menghasilkan informasi untuk individu
atau organisasi baik didalam maupun diluar perusahaan, yang dipicu oleh dua
hal, yaitu:
·
Tindakan,
yaitu output yang dihasilkan jika terjadi sesuatu.
·
Waktu,
yaitu output yang dihasilkan pada saat tertentu.
Karakteristik SIA
·
Melaksanakan
tugas yang diperlukan.
·
Berpegang
pada prosedur yang relatif standar.
·
Menangani
data yang rinci.
·
Berfokus
pada historis.
·
Menyediakan
informasi pemecahan masalah minimal.
Peran SIA Dalam CBIS
·
SIA
menghasilkan beberapa output informasi dalam bentuk laporan akuntansi standar.
·
SIA
menyediakan database yang lengkap untuk digunakan dalam pemecahan masalah.
2.
SISTEM
INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
Adalah suatu
sistem berbasis database komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai
dengan kebutuhan yang serupa. Para
pemakai biasanya membentuk suatu entitas formal perusahaan atau subunit
dibawahnya,
Sumber daya SIM
Informasi
menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem perusahaan tentang apa yang telah
terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang, dan apa yang mungkin
terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia didalam laporan
periodik, laporan khusus, dan hasil simulasi matematika, output informasi
tersebut digunakan manajer saat mereka membuat keputusan untuk pemecahan
masalah.
Semua informasi tersebut memiliki
karakteristik yang sama untuk bidang area fungsional (marketing, manufaktur,
sdm, dan keuangan), level manajemen (operational, manajerial, dan strategis),
dan user (manajer atau non manajer) SIM informasi memperoleh data dari database,
dimana database tersebut berisi data dan informasi dari SIA dan dari
lingkungan.
Suatu SIM bisa juga merupakan suatu sistem
informasi antar organisasi (IOS) jika SIM terkoneksi dengan SIM pada perusahaan
lain misalnya dengan Suplier.
SIM dan SIA
SIM menggunakan
data yang disediakan SIA dalam database, dan informasi lain yang berasal dari
lingkungan. Isi dari database tersebut digunakan oleh software untuk membuat
laporan periodik dan laporan khusus, serta model matematika untuk
mensimulasikan aspek operasi perusahan, Berbeda dengan SIA, SIM tidak
berkewajiban menyediakan informasi bagi lingkungan.
SIM & EntIS
SIM akan
terbentuk secara utuh jika semua sistem informasi organisasi telah terbentuk
dan terkoneksi satu sama lain. Data dan informasi disimpan dalam satu database
yang sama dan dapat dipergunakan pada area fungsional yang lain. SIM merupakan
dasar terbentuknya sistem informasi yang lebih canggih dan kompleks yang baru
berkembang dalam beberapa tahun terakhir, yaitu Sistem Informasi Perusahaan
dikenal juga dengan nama Enterprise Information System (EntIS)
Software Pembuat Laporan
Software
pembuat laporan adalah perangkat lunak yang digunakan untuk menghasilkan laporan
periodik dan laporan khusus. Dari bentuknya laporan periodik dan laporan khusus
mungkin terlihat sama. Perbedaan terdapat dari timeliness dan time horizon. Laporan
periodic disiapkan sesuai jadwal tertentu, SIM periode awal terbatas pada
penyediaan laporan periodic saja, tetapi hal ini menjadi sukar diterima ketika
SIM telah menerapkan HRIS dan EIS.
Laporan khusus disediakan jika terjadi
sesuatu yang luar biasa, sepertl laporan kecelakaan di manufaktur, atau laporan
tertentu yang diperoleh dari query database. Laporan khusus biasanya
mengambarkan sesuatu yang sedang terjadi atau baru saja terjadi, berbeda dengan
laporan periodik yang lebih berorientasi pada masa lalu atau apa yang telah
terjadi.Laporan bisa juga merupakan gabungan dari laporan periodik dan laporan
khusus, misalnya untuk membandingkan pendapatan pada saat ini dengan laporan
pada periode yang sama tahun sebelumnya. Laporan seperti ini disebut dengan
Management by exception.
Management by exception dapat dimasukan
kedalam laporan dalam empat cara yaitu.
·
Laporan
jika terjadi pengecualian, seperti pada contoh berikut, data yang ditampilkan
hanya untuk data lembur saja.
·
Laporan
menggunakan urutan untuk menonjolkan suatu pengecualian. Laporan berikut memperlihatkan
komoditas mana yang memiliki nilai penjualan terbesar sampai terkecil.
·
Laporan
berdasarkan pengelompokan suatu pengecualian. Laporan dirancang sehingga manajer
dapat mencari perkekecualian pada area tertentu, misalnya jika dia ingin
melihat piutang yang berumur lebih dari 90 hari.
·
Laporan
yang menunjukan variansi dari normal, misalnya laporan yang ingin menunjukan berapa
perbedaan antara arget penjualan dan penjualan sebenarnya.
Model Matematika
Jenis software
SIM kedua berbentuk model matematika. Model matematika dapat dikategorikan
dalam tiga karakteristik yaitu pengaruh waktu, tingkat keyakinan, dan kemampuan
optimisasi.
Model
matematika berdasarkan pengaruh waktu dapat dibedakan menjadi model statis atau
dinamis, model dinamis memiliki variabel waktu, sehingga hasil simulasi akan
berdasarkan pada periode analisisnya.
Model
matematika berdasarkan tingkat keyakinan, mencakup model deterministik atau
model probabilistik.
·
Model
deterministic adalah model yang hasilnya akan diketahui dengan pasti jika nilai
variabel-variabel yang membentuknya diketahui.
·
Model
probabilistik akan menghasilkan kemungkinankemungkinan walaupun variabel yang
membentuknya diketahui dengan pasti.
Model
berdasarkan kemampuan optimasi dibedakan menjadi model optimasi atau suboptimasi.
·
Model
optimasi adalah model yang dapat memilih solusi terbaik dari berbagai alternatif,
untuk mencapai model ini masalah harus memiliki struiktur yang sangat baik.
·
Model
suboptimasi disebut juga model satisficing model, memungkinkan manajer memasukan
serangkaian keputusan dan model akan memproyeksikan hasilnya, model ini tidak
mengidentifikasi keputusan terbaik melainkan membantu manajer memutuskan hal
itu.
Model EOQ
adalah model yang memiliki karakteristik statis, deterministik, dan optimasi.
Kelebihan dan Kelemahan Model Matematika
Seorang manajer yang menggunakan model
matematika akan memperoleh keuntungan:
·
Pembuatan
model merupakan pengalaman belajar.
·
Kecepatan
simulasi menyediakan kemampuan untuk mengevaluasi dampak keputusan secepat
mungkin dibanding menunggu setelah keputusan dibuat.
·
Model
menyediakan daya prediksi yang tidak dapat disediakan oleh metode penghasil informasi
lain.
·
Model
lebih murah dari pada metode trial and error. Pembuatan model memang mahal tetapi
tidak artinya dibanding dampak dari keputusan yang buruk.
Kelemahan utama penggunaan model
matematika:
·
Tingkat
kesulitan yang tinggi dalam pembuatan model sistem bisnis sering menghasilkan tidak
mencakup semua faktor yang mempengaruhi. Hilangnya faktor dominan akan sangat mempengaruhi
kualitas informasi yang dihasilkannya.
·
Dibutuhkan
tingkat keahlian matematik yang tinggi untuk mendapatkan model yang tepat. Identifikasi
faktor secara lengkap tidak akan berguna jika pemodel tidak memiliki kemampuan
untuk menghubungkannya dengan operator-operator matematika yang tepat.
Output Model
Simulasi model
dapat disajikan dalam dua bentuk tampilan output yaitu:
·
Output
tabel, yaitu output berupa tampilan huruf dan angka yang digunakan jika semua
data perlu ditampilkan.
·
Output
Grafik, muncul setelah era komputer WYSIWYG, di rintis oleh Lotus dam Microcomputer.
Kini tampilan grafik menjadi suatu fiturt wajib yang harus disediakan sistem informasi.
Grafik memiliki kemampuan untuk:
·
Menyimpulkan
dengan cepat
·
Mendeteksi
trend dari waktu ke waktu.
·
Meramalkan
suatu kejadian.
·
Mencari
gambaran sederhana dari suatu situasi.
Memilih grafik yang baik menurut Jarvenpaa
& Dicson adalah:
·
Diagram
garis/batang, digunakan untuk menyimpulkan data.
·
Diagram
garis/batang berkelompok, untuk melihat trend.
·
Diagram
batang berkelompok lebih baik dari pie chart, untuk menyajikan bagian-bagian dari
suatu keseluruhan.
·
Diagram
garis/batang berkelompok, baik untuk membandingkan berbagai pola variabel dibanding
diagram garis/batang bertumpuk. Gunakan batang horisontal dari pada batang
vertikal saat membandingkan berbagai variabel. Tempatkan nilai pada ujung
batang horisontal untuk memudahkan pembacaan. Gunakan garis tunggal atau batang
untuk membandingkan titik-titik data individual antara variabel.
3.
SISTEM
PENDUKUNG KEPUTUSAN (Decision Support System)
Dalam upaya
memecahkan masalah seorang problem solver akan banyak membuat keputusan.
Keputusan harus diambil untuk menghindari atau mengurangi dampak negative atau untuk
memanfaatkan peluang.
Keputusan terbagi menjadi:
·
Keputusan
terprogram, bersifat berulang dan rutin.
·
Keputusan
tak terprogram, bersifat baru dan tidak terstruktur, tidak ada metode pasti
untuk menanganinya karena belum pernah terjadi sebelumnya.
Manajer melakukan empat tahap pengambilan
keputusan, yaitu:
·
Kegiatan
Intelejen, mengamati lingkungan untukmencari kondisi yang perlu diperbaiki.
·
Kegiatan
Merancang, menemukan, mengembangkan, dan menganalisis berbagai alternative tindakan
yang mungkin.
·
Kegiatan
Memilih, memilih salah satu rangkaian tindakan diantara alternatif.
·
Kegiatan
Review, menilai pilihan-pilihan yang lalu.
Jenis DSS
·
Jenis
pertama hanya memungkinkan manajer mengambil elemen keputusan, seperti bertanya
berapa jumlah penjualan wilayah X.
·
Jenis
kedua menungkinkan memperoleh laporan khusus dari suatu file, misalnya laporan persediaan.
·
Jenis
ketiga memungkinkan manajer mendapat laporan yang berasal dari berbagai file, seperti
laporan laba rugi.
·
Jenis
keempat memungkinkan manajer melihat dampak-dampak berbagai keputusan. Misalnya
perubahan harga produk dan implikasinya terhadap keuntungan.
·
Jenis
kelima memungkinkan manajer menerima usulan keputusan, misalnya memperolah harga
jual optimal yang diproleh dari sebuah model matematika.
·
Jenis
keenam adalah DSS yang mampu memberikan keputusan, misalnya komputer yang memutuskan
besarnya premi untuk nasabah berusia dibawah 25, bekerja di Trans Am, Tinggal
Di Houston dll.
Tiga DSS
pertama cukup dengan menggunakan database query, sedangkan tiga terakhir harus menyertakan
model matematika.
Tujuan DSS
·
Membantu
manajer membuat keputusan untuk pemecahan masalah semi terstruktur.
·
Mendukung
penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya.
·
Meningkatkan
efektifitas pengambilan keputusan manajer dari pada efisiensinya.
4.
SISTEM
PAKAR (ES)
Sistem pakar
(Expert System) adalah sebuah sistem informasi yang memiliki intelegensia buatan
(Artificial Intelegent) yang menyerupai intelegensia manusia. Sistem pakar
mirip dengan DSS yaitu bertujuan menyediakan dukungan pemecahan masalah tingkat
tinggi untuk pemakai. Perbedaan ES dan DSS adalah kemampuan ES untuk
menjelaskan alur
penalarannya dalam mencapai suatu
pemecahan tertentu. Sangat sering terjadi penjelasan cara pemecahan masalah ternyata
lebih berharga dari pemecahannya itu sendiri.
Karakteristik Sistem Pakar
·
Memiliki
kemampuan belajar atau memahami masalah dari pengalaman.
·
Memberikan
tanggapan yang cepat dan memuaskan terhadap situasi baru.
·
Mampu
menangani masalah yang kompleks (semi terstruktur).
·
Memecahkan
masalah dengan penalaran.
·
Menggunakan
pengetahuan untuk menyelasaikan masalah.
Bagian Sistem Pakar
User Interface, adalah bagian yang
memungkinkan manajer mamasukan instruksi dan informasi kedalam dan menerima
informasi dari sistem pakar.
1.
Input terdapat empat metode yaitu
·
Menu
·
Commands
·
Natural
Languange
·
Customized
Interfaces
2. Output Sistem Pakar , antara lain:
·
Penjelasan
dari pertanyaan
·
Penjelasan
dari penyelesaian masalah
3. Knowledge Base, adalah bagian yang
memuat fakta-fakta yang menjelaskan area masalah, dan juga teknik menerangkan
masalah yang menjelaskan bagaimana fakta-fakta tersebut cocok satu dengan yang
lain dalam urutan yang logis. Istilah problem domain digunakan untuk
menjelaskan area masalah.
4. Interference Engine, adalah bagian dari
sistem pakar yang melakukan penalaran dengan menggunakan isi knowledge base
berdasarkan urutan tertentu. Selama konsultasi, interference engine menguji
aturan-aturan satu persatu dan ketika kondisi benar naka satu tindakan diambil.
5. Development Engine, adalah alat yang
digunakan untuk menciptakan sistem pakar, dalam hal ini dua alat yang biasa
digunakan adalah bahasa pemrograman dan ES shell.
Contoh Sistem Pakar
·
XSEL,
Sistem pakar yang bertindak sebagai asisten penjual di agen penjualan komputer DEC,
yang membantu pelanggan memilih komputer yang sesuai dengan kebutuhannya.
·
MYCIN,
Sistem pakar yang dikembangkan di Stanford University tahun 19870-an dengan tujuan
membantu petugas medis dalam mendiagnosa penyakit yang disebabkan bakteri.
·
PROSPECTOR,
Sistem yang diciptakan Richard Duda, Peter Hard, dan Rene Reboh tahun 1978 yang
menyediakan kemampuan seorang ahli geologi.
5.
AUTOMASI
KANTOR (OA)
Automasi kantor
kini disebut dengan istilah kantor virtual, mencakup semua sistem elektronik
formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang
–orang didalam maupun diluar perusahaan.
Pengguna OA dibagi menjadi empat kategori
yaitu:
·
Manajer,
yang bertanggung jawab dalam mengelola sumber daya perusahaan.
·
Profesional,
tidak mengelola tetapi menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka
dengan sekretaris dan pegawai administrasi.
·
Sekretaris,
ditugaskan untuk membantu pekerja terdidik (Manajer & Profesional) untuk melaksanakan
berbagai tugas korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
·
Pegawai
Administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti
mengioperasikan mesin fotokopi, menyususn dokumen, menyimpan dokumen, dan
mengirim surat.
Tujuan OA
·
Menghindari
Biaya, komputer tidak dapat menggantikan pegawai saat ini, tetapi setidaknya menunda
penambahan poegawai yang diperlukan untuk menangani penambahan beban kerja,
·
Pemecahan
Masalah kelompok, memberikan kontribusi untuk komunikasi antar manajer
·
Pelengkap,
OA tidak dapat menggantikan komunikasi interpersonal tradisional seperti tatap muka,
percakapan telepon, tulisan memo, dan sejenisnya, tetapi OA bersifat melengkapi
sehingga jika dikombinasikan dengan media tradisional akan memberikan sinergi.
Aplikasi OA
·
Word
Processing
·
E-Mail
·
Voice
Mail
·
Electronic
Calendaring
·
Audio
Conferencing
·
Video
Conferencing
·
Computer
Conferencing
·
Facsimile
·
Videotex
·
Imaging
·
Desktop
Publishing
Contoh Kasus Factual;
0 komentar:
Posting Komentar